选择电话会议服务的要点及使用需要注意的问题

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选择电话会议服务的要点及使用需要注意的问题

电话会议这种模式毕竟存在大量的远程操作,因此在使用的过程中有一些事项是应该要注意的,只有将每个环节都关注到位才能保证每一次的会议都顺利的召开。

一、选择服务应注意事项
1、召开电话模式的会议最重视的就应该是语音的质量,清晰的语音是会议能顺利召开的基础,因此在选择服务商时,要以通话的质量作为基本选择条件,一般说来服务商的技术如果是PSTN的话,其提供的通话就能有着比较好且稳定的质量,但是价格通常较高。
2、要选择一个好的系统,要保证系统操作起来非常方便,这样主持人在召开会议时就不会因为操作而浪费时间,或者给会议带去不良的影响。对于系统所提供的功能要求要有实用性,一定要根据企业自身的需要来定制,不要放一些根本用不上的功能在系统中。
3、要选择服务好的服务商,使用电话会议系统的过程中难免会遇到各种问题,这些通常都需要服务商的客服来帮助解决,好的客户会耐心帮助解决任何问题,而不好的客服则会给使用的过程增加更多的不愉快,从而影响到系统的使用以及会议的召开。

二、注意会议中的礼仪
1、即便是使用电话来召开会议是看不到与会人员的也仍然要注意会议的礼仪,主持人要在召开会议之前做好对于发言的安排,对于需要沟通的问题安排,会议中要注意维持会场的情况,当会议召开结束的时候,要用礼貌的用语向所有的与会人员致谢。
2、与会者要主动的了解相关的议题,积极的参与各项讨论,但是要避免发出多余的噪音。发言的时候发言者要对发言的内容做好充足的准备,发言开始时应先进行自我的介绍,当发言完毕之后要明确给出结束的提示,并且用礼貌的语言对其他人表示感谢。

三、注意相关的费用方式
一般在召开会议时要使用到电话设备和桥设备,如果要召开一个十方的会议,那么还需要另外安装九条线路,当发起通话后每条线路都要按照运营商的标准来收费。如果租用一个模拟信号的平台,那么费用就会包括会议服务的费用和通话费。如果是呼入式,召集方则只需要支付会议服务的费用,参会者要承担拨打电话所产生的费用。

一般说来模拟线路和网络相结合的话,能够降低很大一部分的通信费,如果要节省费用就应使用模拟加数字的组合,另外还应尽量避免让与会者来支付通信费,因此召集方在召开电话会议时要尽量使用呼出式。