国际电话会议的准备和注意事项有哪些

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国际电话会议的准备和注意事项有哪些

电话会议目前已经成为商业会议中最常见的方式了,而对于跨界跨国公司来讲,国际电话会议也十分普及了。下面我们就一起来看一看,国际电话会议需要准备哪些工作?注意事项有哪些?

国际电话会议的准备工作
1、要注意时差问题,如果参与电话会议的两方都是处于亚洲,那么时差就不大,但是如果各国的同事都是要参与进来,那么时差的影响就很大了,这个时候我们通常不可以在国内上班时间,也就是白天进行会议。大部分开国际电话会议的时间都是在晚上八点九点,有可能还是深更半夜起来开会,因此我们要注意饮食,保证充沛的精神状态,只要在会议中才能聚精会神,来为这场持久的战役续航。
2、在硬件设施方面,我们要准备好网络、电话以及laptop,查看他们是否正常可以连接,还有重新确认一下密码,在国际电话会议开始之前,可以进行模拟一次。
3、要准备会议相关的资料,一些重要的材料和文件都要打印出来,这样可以以备不时之需。在电话会议的进程中,可以对关键的数据了然于心。
4、可以事先调查一下和本次电话会议相关的议题和内容,这样可以先写一个大纲,有利于我们在电话会议的过程中记录要点和自己的想法。

国际电话会议的注意事项
1、在会议中说话的时候,声音一定要大,因为电话机和扩音器的质量对声音是有影响的,如果声音太小,对方可能会听到,或者是表意不清楚,造成收听上的失误。
2、在这种国际电话会议当中,只要有超过三个国家的人参与,那么大家都会使用英语,用英语当母语的国家,他们有的时候讲话很快,同时,对一些本地语言可能不能百分之百的了解,所以这个之后需要他们暂停一下,请他们说的慢一点,再说一遍,如果还听不懂,就可以让他们用电子邮件把要点和关键发过来。
3、要注意在会议中要把手机静音,防止打断会议进程。
4、在会议进行之前和离开之后都要和人打招呼,这样会显得很礼貌。

开国际电话会议的准备和注意事项大概就如此了,只有把这些都提前准备好,做好相关的注意事项,这样才能达到好的效果。