确保电话会议顺利进行需要注意什么

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确保电话会议顺利进行需要注意什么

目前电话会议已经非常普及了,它在办公室的生活中是非常常见的,作为例行公事之一,同时它也是非常招人讨厌的。因为在电话会议的过程中,我们会看到很多陋习,比如,当你正在讲话,电话那头却突然有人插嘴打断你的讲话,或是不关麦克风旁边的人讲话,吃东西喝饮料的声音都很影响会议的进程,更重要的是,你也不知道对方是否有认真听讲,还是在做其他的事情,因此,为了电话会议顺利进行,我们每个与会人员都需要注意以下方面。

1、要有礼貌,尊重他人
在会议进行之前,要跟会议里面的人员打招呼问好,如果中途碰到什么事情,可以跟其他人报备一下退出,在会议的过程当中,不要打断他人的讲话,也不要发出什么不应该发出的声音,不然会阻碍会议的正常进行,同时要保证手机静音,认真听会议的内容,因为这是需要所有人都参与进去的。

2、学会倾听还要多多发言,提问
如果会议中有长时间的沉默,那就不能算是在讨论问题,我们在不打断他人的前提下,也要学会好好的倾听他人的观点,并记录下重点和要点,适时进行提问和发言。这样才能保证会议的沟通效果。而且在发言的时候要报出自己的姓名,因为只闻其声不见其人的电话会议需要这种形式。

3、主持人应该把控全场
主持会议的人不是会议的主角,而是会议的把控角色,主持人应该会议中少说多听,在会议期间多多记录参会者的发言,然后通过这些发言来以前提问,调动大家的情绪,引起他们的注意力,保证他们不要走神。如果会议过程中有人离题,那么主持人就要做好监督的工作,要求大家遵守议程。

4、安排开会时间
如果是国际会议,那么很有可能为了还会要半夜爬起床,因此我们要安排好会议的时间,保证各国参与人员属于相对公平的会议时间,因为有的人可能半夜起来头脑不清醒,所以通过这一件事就能反映出会议是否尊重与会人员。

以上就是在开电话会议的时候主办人和参会人员需要注意的地方,只有双方沟通好配合好,才能保证电话会议的成功进行。这需要每一位成员的努力,希望大家都从自身做起,养成工作的责任意识。