如何保证电话会议的高效进行

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如何保证电话会议的高效进行

电话会议其实和其他的会员也没有什么不同,它只是看不到发言人的面部表情,在电话会议当中,肢体语言是没用的,这个时候语言的优势就被放大了,你只能通过声音来表达自己的观点和建议,因此如何在这种局限的环境下,保证会议的顺利进行呢?我们一起来看一下吧。

1、提前准备好笔记
笔记在电话会议当中有很重要的作用,笔记中记录一下会议的议题,重点,以及自己的疑惑,方便在会议中提出来。这些关键字有利于将自己的发言串起来,更好的保证会议的实施。

2、在会议中保持严肃
面对面的会议,大家还可以开玩笑,但是电话会议当中,大家可没时间开玩笑,要把各位一起聚集在网上,是一件不容易的事情,因此电话会议会更加注重效率,我们不能通过肢体语言表达自己的幽默感,强行用语言来逗笑大家是很尴尬的,很容易在会议中冷场。因此我们要明确电话会议的内容,我们是为了解决一些问题才开会的,因此我们要保证会议的严肃性,不能随便开玩笑。

3、保持专注的状态
这一点是十分重要的,也是电话会议中最常为人所诟病的。电话会议最大的弊端就是,我们无法保证参会人员是否全神贯注的倾听,因此,作为参会人员,首先就要保持专注的状态,不要因为对方看不见你就搞小动作,不要因为这默许的自由而跟不上会议的脚步和进程。这样不仅显得十分没有礼貌,还会影响会议的效率。因此我们作为参会人员,需要保证专注的状态。

4、做好声音的课程
肢体语言有利于会议的进行,发言者可以通过肢体语言来表达自己的自信和睿智,这样也能说服对方。但是在电话会议当中,显然这些都是失去了效用的。因此我们要注重声音的重要性,这就要求我们检查麦克风,在设备问题上,保证自己的声音度和音量是可以的。其他的就要靠语言的表达和情绪的表达了。我们要学着用声音来弥补,视觉上看不到的内容。

以上就是在开电话会议当中与会人员和组织者都需要注意的部分,做到这些,我们才能开一个高效的会议,解决我们想要解决的问题,达到我们各自的期望和愿景。