怎么召开电话会议才更有效

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怎么召开电话会议才更有效

电话软件由于不是面对面交流,大多是通过视频通话进行开会交流。但是虽然能够通过电话会议软件,实现一键开会,但是却很难能够保证会议的有效性。下面我来简单介绍几点,如何召开电话会议才更加有效。

一、信息的传达
开会的时候,参会人员语言表达一定要清晰,尤其是对于重要信息的表达,更是需要简洁明了,不能含糊其辞,让人听了不知所以。对于主持人来说,言语的表达能力尤其重要,要每句话都说到点子上面,将参会人员的话题中心能够始终围绕在会议重点。

二、主持人
任何会议都有一个主要会议召集人,而会议召集人一般都担当着主持人的职务。一个电话会议召开的效率是否高,主持人的职责比较重要。因为主持人往往起着推动会议进行的作用,将各个参会人员的话题引回到正题上面。主持人是整个会议的核心,由主持人引导,大家进行问题的方案讨论以及重要信息的共享,使整个会议高效有序地进行下去?

三、会议秩序
有的人召开的电话会议,经常会反映着会议秩序太差导致会议效率太低的问题,其中这些会议秩序太差一般表现在与会人员经常聊闲话、有人开玩笑、会议气氛不够严肃等等问题上。如果出现以上这些情况,根源还是在于参会人员不认真的态度和管理员的失职。小玩笑无伤大雅,但是一个效率高的会议,一般都是严肃的、节奏快的。所以开会时,管理员要注意严肃电话会议的气氛,如果有人开一些和会议内容无关的笑话,管理员是拥有将该成员禁言的权利的。

四、严格执行程序
会议可以我有样的人程序步骤,而这种会议严格程序化执行是最能够保证会议的效率的。如果电话会议管理员和主持人比较难以控制会议的进程,那么这时候就可以采用严格执行会议程序,哪个步骤做什么,下一步严重做什么,都严格执行下来的话,不仅会有效召开会议,也会节约每个人的宝贵时间,同时又有助于尽快探讨出问题的合适的解决方案。

如果想要一场电话会议能够进行得更加保证其有效性,那么会议态度十分重要。同时,各位参会人员的表达能力要刻意加强一些,说话尽量简明扼要,会前可以做一些准备。