召开电话会议的注意事项有哪些

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召开电话会议的注意事项有哪些

会议电话随着不断的更新和优化,如今其功能也越来越强大而等丰富了,从一开始的音频会议电话逐渐被视频会议电话所取代,使用范围也越来越普遍。那么在召开电话会议时,都有哪些注意事项呢?

一、环境安静
企业召开的会议本就应该有一个严肃安静的氛围,这样才能保证会议的高效率进行。所以大家在进入电话会议之前,最好先找一个安静的环境。如果背景太过嘈杂的话,会议中发表的言论容易被掩盖,如果这个时候网速还不怎么好,导致会议的声音中夹有杂音,就更加麻烦了,所以保证你周围是一个安静的环境还是非常重要的。

二、会议电话的使用
俗话说的好,技多不压身。一些职位比较高的领导,像开展电话会议这种琐碎的小事情,基本都是由秘书或者助理来帮助完成的。但建议最好学习一些会议电话会议的基本使用方法,这样在某些情况下,能够独立对会议电话会议进行一些简单的操作,以防万一。

三、开头自我介绍
大家在开会的时候,如果想要发言,最好先进行一下自我介绍。会议电话分为音频和视频这两种,音频就不用多说,如果不自我介绍,不好分辨出你是谁。而视频电话虽然能够看见人脸,但是有的时候因为网卡或者画面不够清晰等问题,会造成分辨起来不太容易的问题。所以大家在发言之前最好做一下自我介绍,比如"大家好,我是XX部门的xxx。"就行。自我介绍也是对所有参加会议的人员的一种尊重。

四、主持人
为了保证电话会议的有效进行,主持人的作用十分重要。因为电话会议没有实时会议那样的紧张严肃,所以如果主持人不极力调节的话,那么很容易导致与会人员分心、参与度不高、会议效率太低的结果。

主持人可以通过积极调动参会人员的积极性,以提高他们的注意力集中程度,例如主持人可以通过点名提问一些参会人员问题。或者通过提起一些比较有趣的话题,以增加他们话题的参与兴趣,使会议气氛活跃起来,大家能够积极思考。

总的来说,这些召开电话会议的注意事项都是为了保证电话会议的高效率。每个人的时间都是宝贵的,既然是会议,就更应该全部集中注意力,增加个人和企业的工作效率。

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