电话会议的基本礼仪以及相关问题

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电话会议的基本礼仪以及相关问题

电话会议和传统的会议进行比较的话,它具有费用低廉、安排迅速以及没有时间、地点限制的一些优点,那么电话会议的基本礼仪以及使用过程中要注意的一些事情。

第一、基本礼仪
1、电话会议的主持人在会议开始之前一定要做好各项会议准备工作,比如说沟通好会议的主要内容。并且安排好本次会议的发言顺序,而且主持人在会议进行的时候还要维持好现场的秩序,特别是当会议结束的时候必须要非常礼貌的向所有参加会议的人表达自己的感谢。
2、而电话会议的发言人必须要在会议发言之前就提前对自己的发言内容做好相关的准备,而且发言的时候还要主动进行自我介绍,特别是当发言结束以后必须要主动说明自己发言结束,而且也要十分礼貌的感谢所有在座人员。
3、至于本次电话会议的参与者也需要主动了解这一次的会议议题,同时要非常积极的参与讨论,但是在会议过程之中必须要尽可能的避免产生多余的噪音,以免影响电话会议的通话效果。

第二、问题
1、既然想要要举行电话会议,那么就必须要准时的结束以及开始。一般会议主持人都是在会议开始之前的五分钟进行电话拨入的,而参与本次电话会议的人需要提前两到三分钟拨入电话。
2、所有参加会议的人都要进行自我介绍,电话会议过程之中所讨论的各种问题都要集思广益、客观公正才可以。
3、最好申请一个单独的会议室,这样能够避免在举行电话会议的时候出现多余噪音,或者是有不必要的闲杂人等不断进出其中。
4、电话会议进行的过程中,主持人可以根据现场的情况适时的进行暂停,这样就可以给参与者一定的时间进行思考以及发表自己的意见了。
5、电话会议结束以后,主持人必须要把与会者对本次会议的感想以及反馈都收集起来,并整理成一份专门的会议记录,发送给相关的工作人员,以便后期更好的跟踪会议决议事项内容,看看最终处理情况是怎么做的。

这就是电话会议的基本礼仪以及使用过程之中需要注意的一些事情,大家都看懂了吧,其实和参与传统会议没有太多的区别,只是说话、举行的方式有所不一样而已。