怎样开电话会议效果最好

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怎样开电话会议效果最好

随着互联网的普及和发展,电话会议作为一种新兴的事物出现在人们的生活中,特别是在各种大中小企业应用的比较广泛,那么,在电话会议召开的过程中如何才能达到更好的效果呢?下面我们就来介绍特一下。

一、会议要准时
这里面所说的会议要准时是指会议要准时开始和准时结束,因为大家得时间都比较少,而且为了避免出现拖延的现象,会议一定要准时开始,并且准时结束,这样才能够保证会议的公平公正。

二、应该提前进入会议系统
为了能够保证会议快速的进行,在电话会议召开的时候一定要提前进入会议系统,主持人应该至少提前五分钟进入会议系统向所有参与会议的工作人员发出邀请,每一个参与电话会议的工作人员应该至少提前两三分钟进入电话会议工作系统,这样就能在电话会议开始之前所有人都准备到位,从而保证电话会议能够准时开始,准时进行。

三、会议中应该集思广益
很多人可能会觉得电话会议召开的工作人员比较多,而且由于大家都在电话的终端,所以即使我不发表意见领导也看不到我。如果大家都是这种想法,那么电话会议的召开就没有达到预计的效果。所以在电话会议的过程中,大家一定要听清楚发言人表达的内容,做好一定的记录,并且集思广益,发表自己的想法,只有这样才能够了达到会议召开的效果。

四、会议中应该留有一定的暂停时间
电话会议主要是由主持人来进行控制的,所以再发言人提出问题之后,主持人可以操作系统,给每一个参与的工作人员留出一定的思考的空间,这样大家才能够将问题考虑的比较周全,从而提出自己的想法,合理的解决好会议提出的问题。

上面介绍的这些问题都是在电话会议中比较重要的,但是会议结束之后还有一个比较重要的工作,就是收集大家的问题和建议,汇总之后交给领导,然后由公司的领导和技术人员商量审核之后选择比较有用的建议,这样整个电话会议才算比较完整,才能够实际的解决好公司存在的问题,从而带动公司的发展,提高公司的效益,为公司创造更好的未来。