开电话会议这些常识要知晓

[企业博客首页]
开电话会议这些常识要知晓

电话会议基本上讨论的都是商业问题,所以逻辑跟思维上都大同小异。用同样的方法在主持电话会议的时候一定要有自己的一套流程,不管会议的内容是围绕着什么样的一个主题召开,流程是可以大致不变的。

了解会议目的
一定要对电话会议的目的明确,如果自己是主持人那么一定要事先做好功课。为什么要召开这个电话会议?主要是通过它来解决一些什么问题?收集到一些信息,能不能够通过私下邮件的方式来解决?其实有很多参与到电话会议中的主持人都不明白自己要有哪些流程,就仅仅是随便拉些人进来,然后一起讨论,希望突然之间就有解决方案出来,这种想法是不切实际的,在电话会议中,主持人可以说是一个领导人物,引领大家往同一个思路方向去走。

邀请对象
确定好会议主题之后,接下来就是要对参与到电话会议中的人员进行邀请。确定好邀请加入到会议中的人是谁,是哪一个部门又有什么样的职责把他拉进来之后,希望他能够解决一些什么样的问题做出一些什么样的贡献。电话会议不像面对面开会那样紧张,所以如果把一些不相关的闲杂人等也拉入到会议当中,很有可能就弄得大家更没有开会的氛围,拉低了工作效率不说还很容易浪费时间。一个电话会议,如果主持人能够邀请到对的人,那么就成功了一半。

控制会议节奏
能不能够对电话会议的节奏进行把控,主要取决于之前的功课做得怎么样。每个电话会议中的议题大概要多少时间,一定要提前做个预估。在一些情况下,一个很复杂的问题,讨论程度可能会被低估,尤其是如果有些人喜欢插一腿,很可能会议就变得面目全非。作为主持人,在大家的讨论话题上越走越远的时候,一定要及时的跳出来打断,拉回到主题讨论中。

在企业的电话会议中,一般都会有专门的秘书来负责会议的总结以及会议的记录。但是不论如何,在电话会议的进行过程中是需要人手脑并用的,也就是说,一方面要时刻跟踪大家的思维逻辑,在讨论到共识的时候一定要尽快下结论确认,另一方面,在探讨到某个话题需要资料的时候一定要及时调出。