怎么才能开好电话会议

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怎么才能开好电话会议

现代互联网技术发展的非常成熟了,在进行个人或者是公司需要跨区域沟通的时候,很多人都会选网络电话会议进行沟通,不仅是可以实现多平台交流,同时在费用方面也是非常便宜的,最为重要的是更加的方便。但是在实际操作的时我们有时候会遇到效率不好、交流效果不佳等其他事情的干扰,下面就来看看要如何的开好电话会议?

一、事先准备
在开会之前需要进行事先的准备与沟通,这个可以很好的提高会议的效率,在开会之前需要做到以下几点:
1、需要知道为什么要开这个会,明确电话会议的目的是什么?想要解决什么情况?如果在开会之前没有明确的目标的话,那么电话开会的效果是很差的,只是浪费时间而已。
2、都有什么人参加?时间是否充裕?这些人在之前合作的时候是不是有出现过冲突?需要注意的是在开展电话会议的时候人数不能够太多,最好不要超过100人,同时还需要很好的保证尽量让在座的各位都可以发言、参与讨论。
3、需要制定详细的会议议程,不仅是要有时间的限制,同时还要对主持人与会议记录进行事先的确定,明确了解在开会的时候需要讨论的一些问题。然后把这些相关的资料都发送给会议人员,需要提前一个礼拜左右的时间发出,在会议的前一天还需要和会人员再次确认。

二、电话会议中的事项
1、在开会前需要提前15分钟做好准备、需要用到的资料、PPT等,这样在开会的过程中就不需要花时间寻找文件,提高开会的效率。
2、在会议一开始的时候我们需要详细的介绍一下这次电话会议的目的、议程,同时还要说明下在开会的时候需要遵守的会议纪律等。
3、在电话开会的时候需要对达成一致或者已经得出记录的主题进行记录,如果是遇到了意见不一的议题的时候要暂时的停下,然后将有不同意见的各种见解都进行记录,这样可以为之后的进一步讨论留下依据。

在电话会议之后需要做会议总结,大概的回顾一下整个电话会议的议程,如果是有什么异议的话可以进行及时修正,同时还可以讨论一下下一次的电话会议的课题或者是相关的计划实施。