如何准备一场会议

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如何准备一场会议

在企业的工作中,团队协作是必不可少的。很多时候,决策的下达依赖于团队成员所各自具备的专业知识,需要通过会议来决定。会议是把团队成员组织起来讨论的重要途径之一,但如果会议缺乏明确的目标,就是一场浪费时间的无效会议。因此要组织一场有效的会议,懂得如何准备会议是非常重要。

1、收集与参会人员的意见
开始准备一场会议时,首先要做的就是与参会人员沟通,特别是重要的参会人员。了解他们的想要探讨的内容和想法并记录下来,这样在写议程的时候非常有用。询问参会人员想要探讨的内容和想法,不仅有助于您草拟会议议程,还有助于让参会人在会议开始前就加入到会议的组织工作中,因为他们知道自己关心的内容会在会上探讨自然就会更加用心。

2、草拟会议议程并在会议开始之前发给所有参会人
会议议程不仅可以帮助您掌控会议的进程,还可以帮助参会人员了解会议的要素,例如开会时间、地点、参会人员等。议程上列出了将要讨论的议题,参会人员就可以事先做好准备。记得在开会前将会议议程发给每一位参会人,如果是重要的会议则提早几天发送。 会议议程中还需要列出议题的讨论时长,但是在实际的会议过程中有些议题需要更长的时间而有些需要的时间则少些,再实际开会的时候可以根据实际情况做出相应的调整。尽管如此,还是得做一个粗略的议程计划表以帮助你的会议不跑题。

3、收集与议题相关信息
参会人员不一定了解议题内容,因为他们有些人可能没参加过以往相关的会议,即使参加过也可能不记得议题的内容了。所以作为会议主持人你最好先了解下以往会议的相关信息,并将这些相关信息发送给参会人,以帮助参会人员回忆起来,让他们知道这些议题需要在这场会议上继续探讨。你可以从以往的会议记录获得以往会议的内容。会议纪要里面记录了以往会议的议题和所得出的结论,简要而明晰。

4、预约好会议室,并确认会议室已准备就绪
会议当天你要确保会场一切都准备就绪。包括干净整洁,以及所有设施都已准备到位。确保必要的设备,如投影仪、电脑、展示屏都能正常工作,不然会浪费很多宝贵的时间。