提高会议效率的法则

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提高会议效率的法则

我们在wikiHow上看到了一篇关于如何提供会议效率的简短的文章,我们认为这也非常适用于HiConf电话会议的客户,因为我们的客户覆盖范围多数都是企业客户,使用HiConf电话会议开得最多的会议也是企业日常运营的例会。下面是这篇文章的观点内容:

1、确实有必要开会时才开会:认真考虑是否有必要开会,并且只邀请必要的人来参加会议。很多时候都是因为习惯和形式主义的惯性而开不必要的会议浪费了大家许多的时间。如果只为了下达一个简单的通知,只需要发邮件或者在即时通讯工具里通知下就行了。但如果需要获取大家的意见,那么开会比发单向的发信息合适。

2、明确会议目标:有明确的目标能让大家作好准备,并积极讨论,以便提高会议的效率。每个会议都需要有明确的目标。在开会前通过邮件等形式传达会议安排和会议目标,让每个参会人员了解会议的目标。

3、掌控会议的进度:高效而又节奏的会议体现了优秀的领导力。会议主持人应该掌控局面,收放自如,控制好议题的讨论时间,保证大家的讨论都是围绕着预定的主题。尊重参会人的时间。围绕主题非常重要,如果偏离了主题,你应该把讨论引导回主题,比如你可以说:“你谈论的话题很有建设性,但是和今天的会议主题无关。我们还是回到会议主题吧。”

4、鼓励每位参会者的参与:会议是一种多向、全面的交流,获得每个人的真实反馈很重要。让每个参会人都参与讨论是会议主持人的职责。为了达成会议目标,会议主持人不能只阐述自己的观点,否则参会人都认为决定已经提前确定了,就不会积极参与讨论。不要急于否认他人提出的观点,就算你认为那个观点很没建设性。

5、以制定行动计划作为总结:确保参会人都明确知道下一步如该做什么。会议结束时也要询问大家会议对决议是否明确以及有何改进意见,也可以让参会人在会议后自己做个报告(虽然这个要求令人讨厌)。最重要的是,督促参会人按照会议决议执行下去。