开电话会议前要做的三件事

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开电话会议前要做的三件事

开电话会议的主要目的是为了要完成工作。但是,想象中“快速”的电话会议很容易变成为数个小时的会议,你可能也有过这样的经历,一个电话会议开着开着就完全脱离了主题,或者变成对一个议题无休止地讨论。如何解决这些问题并使电话会议更有意义和更有效率呢?我们总结了开电话会议前要做的三件事情。

1、安排一个方便的会议时间
如果您希望所有人的都参加电话会议,请大家在时间上互相协调下,并在适合每个人的时间安排电话会议。您可以使用一些调查工具来帮你搜集大家再时间方面的安排以便安排一个方便的时间。如果你真的想要一个富有成效的电话会议,对时间的合理安排时非常有必要的,每个人都可能在星期一上午九点有时间,但那个时间段参会者很难准备充分。如果他们没有准备好,他们虽然进入了电话会议,但是实际上那样的会议效率很低。WhenIsGood.net的研究表明,人们比较趋向于在星期二下午三点参加会议,周二这个时间点允许让参会者有足够时间准备电话会议的有关资料。
其他关于电话会议时间的安排技巧,比如安排特定时长的会议,例如每天18分钟的例会。每个人都应该能够在他们的一天中找到18分钟。较短的时间意味着大家必须保持足够专注。

2、准备议程
准备议程并在电话会议之前与所有参会人分享。确定将涵盖哪些主题,每个主题需要花费多少时间,以及会议期间需要落实什么样的决策。此外,传达你对参会者的期望,让他们知道如何准备。有了明确的议程,每个人都知道自己的目标。你的议程也将帮助电话会议在你预期的轨道上行进。

3、找到合适的会议软件并熟悉如何使用
HiConf电话会议平台是一个不错的选择,仅需注册一个帐号,无需软硬件支持,支出很低的费用,就能召开电话会议。选择合适的电话会议软件后,您需要熟悉其中的操作,您可以先模拟测试几遍。