如何筹备电话会议

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如何筹备电话会议

筹备电话会议让您有机会展示您管理和领导的才能。想要成功筹备一场电话会议,您需要知道如何开通电话会议服务,然后为自己作为筹备者的角色做好准备,进而召开电话会议。通过实践,您会发现电话会议中涉及的许多步骤与面对面会议的步骤类似。

1、选择一个合适的电话会议软件
HiConf电话会议平台是一个不错的选择,仅需注册一个帐号,无需软硬件支持,支出很低的费用,就能召开电话会议。选择合适的电话会议软件后,您需要熟悉其中的操作,您可以先模拟测试几遍。

2、选择一个主要参会人都方便的时间
如果可能,选择两到三个可选的日期和时间。发送电子邮件或发送短信给所有参会者,选择一个主要参会人和其他参会人都可以接受的时间。如果人员众多,为方便统计,您可以使用一些免费的在线调查工具,制作一个调查单发送给他们,调查工具可以自动帮您汇总结果并生成报表。
需要注意的是,如果所有参会人都在同一时区,出于商务礼节的考虑,请避免在午餐时间,工作日刚开始时(如果不是非常紧急的会议)或正常工作时间之后安排电话会议。

3、写一个议程,并发送给所有参会人
包括需要讨论的主题、电话会议的日期、参会人需要准备的材料等,您可以参照我们上一篇博客文章,那是关于如何撰写电话会议议程的TIPS。

4、发送邮件或短信提醒
发送邮件或短信提供,提供他们不要忘记电话会议。如果是早上的电话会议,您可以提前一天就发送提醒,如果下午或晚上的电话会议,您可以选择临近午餐时间发送,有调查数据显示午餐前的邮件或短信的及时阅读率较高。

5、召开电话会议
召开电话会议的过程中,时刻关注参会者的状态,包括是否到场、是否掉线,掉线了是否需要重呼,是否在合适的时间给与合适的人发言权限等等。