如何撰写电话会议议程

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如何撰写电话会议议程

无论是基于什么样的目的来发起一场电话会议,在发起电话会议之前,给参会人发送一份电话会议议程是非常有必要的,会议议程除了让参会人明确知道会议时间和参会方法外,还能对此次电话会议要讨论的问题、议程时间安排,要达成的目标有所了解。一份合理的电话会议议程对电话会议的成功召开有着积极的意义。

那么,如何撰写电话会议议程呢,我们总结了一下几个要点:

1、给你的议程命名一个简明扼要的标题,描述会议的内容,让参会人一眼就对会议要讨论什么问题有大致的了解;

2、详细描述电话会议的日期、时间、出席人员名单、以及参加电话会议的方法。如果使用呼出式电话会议,则让大家到时候准备接听就可以了。如果使用呼入式电话会议,则要明确说明电话会议的呼入号码和参会密码。如果是一场人数众多的会议而需要将所有人静音,则需要告诉参会人申请发言权限的办法;

3、用1至2句写出会议的简短目标,解释本次会议的目的;

4、如果会议将讨论多个问题,则会议会分成多个部分,您可以列出每个部分要讨论问题和大致的时长,开会时如果能严格遵守预定的时长,那么就可以避免出现无休止的会议;

5、明确指出参与会议需要准备的材料;

6、强调参与会议的行为要求,如禁止使用手机免提,不要造嘈杂的环境,或者信号不良的环境中参加电话会议;

作为电话会议的组织者,您可以根据以上要点制作一份电话会议议程的模板文件,这样每次开会只要修改模板中的若干会议要素就可以了。