召开电话会议的一些有用的技巧

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召开电话会议的一些有用的技巧

由于三方通话,电话会议和音频会议已经存在了很长时间,讨论这个问题看起来似乎毫无意义,但实际上老生常谈的问题才是重要的问题。今天我们就来说说召开电话会议的一些技巧,举办电话会议时,请注意以下几点:

1、礼貌的主持人
在安排电话会议时考虑您的参与者和企业文化。涉及什么时区,电话会等多久?例如,在长时间的通话期间,安排一个短暂的休息时间,或者让参与者根据需要休息一下。提醒您的参与者不要把他们的电话放在“免提”位置上,因为许多办公室可能存在噪音,而噪音会传递到会议中。

2、使用合适的设备
避免使用蜂窝电话和无绳电话,因为静电和扬声器电话会带来背景噪音和听起来像在隧道中说话。此外,有些扬声器电话不允许您同时说话和发言。

3、提前计划
让所有与会者知道日期以及他们如何进入电话会议。
如果采用呼入式电话会议,则向他们提供拨入号码和密码以进入会议,在电子邮件通知中包括:主持人姓名,开始和预计结束时间,主题和议程。此外,让参与者知道参与电话会议之前所需的准备。
如果采用呼出式电话会议,则收集好参会者的电话号码,并告知他们会议的时间,到时候直接呼叫他们的电话就可以。

5、明确电话会议目标
这个有三个要点,分别是:
1)确定您希望此次会议完成的目标。
2)提前提出议程。
3)尽量将议程限制在三到四个主题上,并让参与者知道您打算在每个主题上花费多少时间。

6、结束会议
会议结束时,感谢大家的参与,并确保每个人都认识到会议正式结束。