如何将1小时的会议变成15分钟的会议

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如何将1小时的会议变成15分钟的会议

每个企业都想提高生产力。当你的预算和资源有限时,提高效率是实现更多目标的最佳途径。

如果你看看你的团队的时间表,你可能已经意识到他们花费了太多的时间来参加会议(包括电话会议),没有足够的时间来销售,创新或者做他们最擅长的事情。根据生产力软件公司Atlassian的说法,一般专业人士每月会在冗余或超长的会议(包括电话会议)上会开上31小时的会议。

这里有一些控制会议时长的方法,适当地应用这些法则将你的团队变成一台高效的机器。

坚持时间表
这是最难的,但这也是最简单的。如果会议预定在12:45结束,所有人都必须在12:45离开会议室(或者结束电话会议)。如果有人想继续与同事交谈,鼓励他们以小组的形式讨论或单独去交谈(也可以利用电话系统的三方通话功能)。设定会议时间限制是一种企业文化的变革,如果你能坚持下来,你会发现你的同事会更好地尊重你的时间。

准时参加
这是另一个解决方案。如果您的团队成员准时出席每次会议(包括电话会议),您将惊讶您节省了不少时间。

授权主持人
很多时候,会议失去了他们的目的。有人发现他们的方向被固定在一个特定的细节上。您可以授权会议主持人(无论是现场会议主持人,还是电话会议主持人)控制任何人的发言时长。这是一个雷打不动的工作法则,每位发言人都有一定的时间来发言,当他们的时间到了,主持人必须让他们中断,以便让会议按既定的进度继续下去。

事先拟定议程并让参会人做好准备
你会发现,如果主持人手中有明确的议程,主持人将获得很大主动权。一项讨论结束后,他们可以控制会议节奏,立即转到下一个项目。议程也有助于其他人为会议做准备。如果每个人都知道星期五的会议将会讨论什么,他们可以在周三和周四的时间就着手准备他们需要准备的事情或发言了,无论他们参加的是电话会议,还是现场会议,都可以这么做。

如果你能减少在团队会议上浪费的时间,你会证明你是一位高效的领导者。毕竟,团队领导者高效的工作面貌有利于提高士气和生产力。